İhale dokümantasyonu ve şartnameler, tedarik ihalesinin doğru ve adil bir şekilde yürütülmesini sağlar. Bu belgeler, tedarikçilerin başvuru yapması için gereken bilgileri içerir ve ihale sürecinin şeffaflığını sağlar. Aynı zamanda, tedarikçilerin ihaleye uygunluklarını değerlendirmek için kullanılır.