Konferans ve seminerlerin düzenleneceği yer ve tarih belirleme süreci, organizasyon komitesi tarafından yapılır. Yer seçimi için etkinliğin katılımcı sayısı, konumun ulaşım kolaylığı, teknik donanım gibi faktörler dikkate alınır. Tarih belirleme ise genellikle önemli konuşmacıların uygun olduğu zaman dilimlerine göre yapılır.