Açılış ve kapanış töreni organizasyon ihalesi, ilgili kurum veya şirket tarafından düzenlenen bir ihale süreci ile gerçekleştirilir. İhale sürecinde, organizasyonun gereksinimleri ve beklentileri belirlenir ve bu doğrultuda bir ihale metni oluşturulur. İhaleye katılmak isteyen firmalar, ihale metninde belirtilen şartları yerine getirmek ve belgeleri tamamlamak zorundadır. İhale komisyonu, katılımcı firmaların tekliflerini değerlendirir ve en uygun olanı seçer.