Havalandırma ve iklimlendirme makineleri tedarik ihalesi için genellikle şartname, teknik çizimler, kalite belgeleri, referanslar gibi dokümanlar gereklidir. Bu dokümanlar, tedarikçilerin makineleri doğru şekilde üretebilmeleri ve ihaleye uygun teklifler sunabilmeleri için önemlidir.