İhale sürecinde gerekli dokümantasyon, tedarikçinin yeteneklerini, deneyimlerini ve referanslarını gösteren belgeleri içermelidir. Bu belgeler arasında şirket profili, referans mektupları, sertifikalar, örnek menüler ve fiyat teklifleri yer alabilir. Dokümantasyon, ihaleye katılan tarafların karar verme sürecinde kullanılır.