Tedarikçi ile yapılan sözleşme şartları, ihale sürecinde belirlenen gerekliliklere ve tarafların taleplerine göre belirlenir. Müzakereler, tarafların karşılıklı olarak anlaşmaya varması için gerçekleştirilir. Sözleşme şartları, ödeme koşulları, teslimat süreleri, iptal politikaları ve diğer ayrıntıları içerebilir.